拠点を超えたコミュニケーションが課題に

導入前の課題

会社がスケールしていくタイミングで、チーム内や拠点内はもちろん、拠点を超えたコミュニケーションが取りづらくなることに課題を感じていました。Talknoteを導入する以前は拠点が本社だけで、人数も100人に満たない規模感だったので、メールすら使わず対面でもコミュニケーションを取れる状態だったんです。でも、本社移転や地方事業所の開設などを控えていて、対面やメールではスムーズにコミュニケーションを取ることは難しくなると判断し、チャットツールの導入を検討しはじめました。

そこでいくつかのツールを比較検討し、まずはトライアルという形でTalknoteを導入しました。拠点を超えたコミュニケーションも問題なくでき、さらにはスタンプなどで気軽に利用できる点に魅力を感じ、2017年の頭ぐらいに本格的に導入することにしました。

導入時の工夫

Talknoteではグループを作るときに公開範囲を「オープン」と「クローズ」の2種類から選べます。オープンにするとグループに参加していないメンバーも含めて全員に情報が公開されますが、クローズにすればグループに参加しているメンバーにしか公開されません。弊社ではオープンのグループを作る場合はとくに制限を設けておりませんが、クローズのグループはセキュリティ面を考え、上司に相談の上、作成しています。経営に関わることや人事系など、全メンバーに公開できない内容はクローズにするなどして使い分けています。

それ以外にとくにルールは設けておらず、だからこそスタンプなどを使って活発にコミュニケーションを取れているような気がします。

Talknoteでタスク漏れもシャットアウト

よく使う機能について

［タスク管理機能］
「やるべきこと」「担当」「期日」を設定し、依頼と管理が行える機能。

タスク管理機能は多くのメンバーが使っています。ほかにもタスク管理ツールはさまざまあり、私もTalknoteを導入するまではほかのタスク管理ツールを使っていました。でもTalknoteのタスク管理機能は、タスクの期日が近づくと色が変わるのでリマインダーの役割にもなるんです。ほかのメンバーも含めてタスク漏れは減っているように感じます。

［テンプレート機能］
定型のフォーマットをテンプレートとして設定しておける機能です。テンプレートを設定しておけばグループの投稿欄に自動的に反映されるので、投稿者は必要な部分のみを入力して投稿できます。

報告系のグループの場合、テンプレート機能を使うようにしています。テンプレートがないと個人の判断で項目を考えて投稿しますが、報告する項目をあらかじめテンプレートとして設定しておけるので、抜け漏れなく報告してもらえて助かっています。

ノウハウはもちろん、案件も共有して
より希望に沿ったマッチングを実現

よく使うグループについて

［回収（受注）報告のグループ］
契約が成立したときに報告をするグループです。法人名だけでなく、成約できた要因も報告するようにテンプレートで設定しているので、課題に感じていたノウハウの共有もこのグループでできるようになりました。対面だと聞きづらいことでも、Talknoteならコメント欄で気軽に聞ける点がメリットですね。

もちろん、報告やノウハウの共有だけが目的ではなく、報告を受けたメンバーが「いいね！」をして賞賛することで、お互いのモチベーションアップにもつながっていると感じています。

今はまだグループを作ったばかりで賞賛をする目的のほうが強いですが、今後は「提案のポイントは？」「どうやってクロージングしたんですか？」といったやり取りが活発になり、より学びの場として活用してもらえるようになればと考えています。

［コラボ依頼・オーダー共有のグループ］
弊社では人材紹介や人材派遣の事業を展開しています。手持ちの案件では条件が満たず、ご紹介できない場合、このグループでほかのメンバーと求人や求職者を共有することで、より理想に近いマッチングができるようになりました。たとえば、「こういった条件の求職者さまがいらっしゃいます。条件を満たす案件を持っている人はいますか？」などと投稿すると、ほかのメンバーから「この案件はどうですか？」とコメントが投稿されるんです。

Talknoteを導入するまでは、チーム内で案件を紹介しあうことはありましたが、チームごとにエリアが決まっています。ですので、エリア（事業所）を超えた案件の紹介まではできない状況でした。一方、このグループに投稿すれば、さまざまなエリアからコメントが投稿されるので、東京や神奈川、大阪など、エリアに関係なく案件をご紹介できるようになりました。

［新入社員自己紹介のグループ］
その名の通り、新入社員が自己紹介を投稿するグループです。名前と生年月日、出身地、趣味などを投稿するのですが、共通点があったりすると拠点を超えてコメント欄が盛り上がりますし、会ったときの会話のきっかけにもなります。Talknoteの操作に慣れてもらうという意味でも、入社してすぐ、このグループに投稿してもらうようにしています。

ネガティブな相談も
しやすい環境が構築できた

導入後の効果

いくつかありますが、一番はコミュニケーションの量が格段に増えたことですね。たとえば、これまでは拾えていなかったセンシティブな相談も気軽にできるようになりました。メールだと内容によっては送りづらいと思うのですが、Talknoteなら気軽に送れますから。

また、営業のメンバーからの相談も増えましたね。前向きな内容はもちろん、クレームに関することなど、日々さまざまなコミュニケーションが発生しています。

センシティブな相談もそうですが、Talknoteによってコミュニケーションや報連相のハードルが下がったことで、問題の火種が小さいうちに相談でき、大ごとにならずに解決できるんです。気軽にコミュニケーションを取れる、Talknoteだからこその効果だと感じています。

そして、Talknote導入前に課題として感じていた、拠点を超えたコミュニケーションも問題なく取れています。拠点を気にせずコミュニケーションできるだけでなく、コミュニケーションの量も格段に増えました。さらに、弊社サービスのご利用者さまにもご満足いただけるマッチングが実現するなど、今となってはTalknoteなくして業務をすることが考えられない状況です。